Cómo unificar la información de los empleados y sus activos en Jira Service Management

Todos en nuestro sector buscamos experiencias y opiniones que nos inspiren y nos ayuden a resolver nuestras propias necesidades. Y sabemos que encontrar información fiable basada en casos reales no siempre es sencillo. Nosotros en Deiser, con 26 años de experiencia, hemos acumulado un valioso conocimiento que estamos entusiasmados por compartir de forma recurrente mediante artículos como el que estás leyendo ahora. Hoy compartimos contigo un caso de éxito donde la unificación de información ha permitido ahorrar tiempo y recursos de manera significativa.

Esperamos que esta experiencia te inspire y te ayude a encontrar tu propia solución.

¡Vamos a descubrirlo!

La necesidad

Recientemente, en Deiser, recibimos a un cliente del sector público con un desafío significativo. Al igual que cualquier organización, esta entidad pública necesitaba almacenar información de manera eficiente. Sin embargo, la complejidad de gestionar múltiples departamentos y sus interrelaciones hizo que esta tarea se volviera particularmente difícil.

Los administradores del sitio y las instancias estaban preocupados por asegurar que la información fuera accesible, estuviera en un lugar seguro y que los procesos de acceso fueran óptimos. Sin embargo, se enfrentaban al dilema de elegir entre velocidad, seguridad y capacidad de almacenamiento.

El cliente nos planteó una necesidad muy concreta:

En esta organización, la información del personal y la de los dispositivos estaban almacenadas por separado, utilizando herramientas de Microsoft y diversas hojas de cálculo independientes. La información personal de los trabajadores se mantenía en un lugar, mientras que los datos sobre los dispositivos a su cargo y su estado estaban en otro.

Esta fragmentación causaba fricciones y problemas de gestión del inventario, así como ineficiencias en el control del proceso.

El problema no era solo la dispersión de la información, sino también la necesidad de actualizarla constantemente. Por ejemplo, si un empleado tenía un móvil de empresa en reparación, era necesario usar estas bases de datos para reportar el estado del dispositivo, lo cual no era viable con el sistema actual.

Además, los costes de licencias por mantener múltiples herramientas eran elevados. Un informe de Microsoft indica que una empresa puede ahorrar hasta un 20% anualmente en costes de licencias al consolidar herramientas.

La solución

Después de analizar la situación del cliente, considerando los activos que posee, las licencias necesarias, el presupuesto y el tiempo de implantación, identificamos la solución ideal: Jira Service Management en su versión Cloud.

Los assets de Jira Service Management permiten a los equipos comunicarse de manera eficiente y optimizar tiempo y recursos al centralizar la información en un único entorno. Esta herramienta facilita la gestión de servicios, simplificando procesos complejos.

Así, el cliente tendría toda la información de su personal y los activos, incluyendo un historial de cambios y reparaciones, en un único lugar. Además, cualquier solicitud o incidencia relacionada con los activos se registraría y sería visible para cada usuario en la sección de assets.

En tres semanas, un consultor de Deiser configuró los Assets de Jira Service Management para consolidar en un solo espacio toda la información de los empleados, los dispositivos que utilizan, su estado (averías, pérdidas, cambios), el control de dispositivos (número de serie, IMEI) y otra información relevante.

¿Qué impacto ha tenido esta solución?

Con la versión Cloud de Jira Service Management, todos los equipos pueden acceder a las mismas instancias actualizadas, lo que permite un seguimiento en tiempo real de todos los dispositivos y su estado. Dado el número de personas y dispositivos, es crucial tener una vista completa y actualizada.

Solo el administrador tiene una visión completa de toda la instancia para conocer el estado del inventario de todos los trabajadores. Sin embargo, cada empleado tiene una vista personalizada de sus dispositivos e información. Por ejemplo, si un móvil está en reparación, el empleado puede ver su estado y detalles. Este sistema respeta la privacidad, evitando que todos los trabajadores accedan a la información de los demás.

La implementación de un sistema de tickets representó un cambio significativo. Con unos pocos clics, cada empleado puede abrir un ticket en caso de problemas con un dispositivo, lo que ahorra tiempo al responsable, quien previamente tenía que ingresar toda la información manualmente.