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CASO DE ÉXITO

Fundando una PMO de soporte para mejorar la gestión de proyectos

Fundando una PMO de soporte para mejorar la gestión de proyectos

La ineficiencia, frecuentemente considerada un reto en las actividades diarias, puede acarrear consecuencias de gran impacto para las organizaciones de gran tamaño. Esto se traduce en proyectos que no cumplen con los plazos establecidos, equipos desmotivados y una capacidad organizativa insuficiente para adaptarse a las demandas del mercado. En un entorno empresarial en constante evolución, donde los desafíos surgen a un ritmo acelerado, incluso las pequeñas ineficiencias internas pueden transformarse en obstáculos significativos, afectando tanto los resultados como la motivación del equipo.

La raíz del problema rara vez está únicamente en las personas o el compromiso. Tampoco en la falta de recursos, como suele pensarse. En muchos casos, el verdadero problema radica en los sistemas: procesos desconectados, comunicación ineficaz y objetivos desalineados con las prioridades del negocio. Estas ineficiencias estructurales se acumulan y generan un efecto dominó: las tareas se duplican, los esfuerzos se dispersan y, al final, las decisiones clave se toman tarde o de forma incorrecta.

Superar esta situación no se trata solo de esfuerzo individual, sino de trabajar de manera más inteligente. Esto implica rediseñar el marco operativo para que tanto las personas como las herramientas puedan alcanzar su máximo potencial. En este artículo, exploraremos cómo la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), junto con la transformación digital basada en la plataforma Atlassian, está contribuyendo a potenciar la efectividad y cohesión de una organización geográficamente dispersa.

La necesidad

Trabajamos con un cliente que se acercó hasta Deiser porque buscaba mejorar la gestión de sus iniciativas y proyectos mediante la implementación de una solución digital robusta. Su negocio, de venta directa a cliente, se reparte por múltiples países a lo largo del globo. Cuentan con tiendas en más de 100 países. Si los procesos ineficientes son perjudiciales para cualquier empresa, para un equipo distribuido por el mundo el reto aumenta considerablemente. La comunicación y el seguimiento de los proyectos son necesarias.

Sobre el cliente

Sector

Moda. Retailing.

Empleados

Alrededor de 12.000 empleados.

Facturación

Alrededor de 2.860 millones de USD (2023).

El contexto que vivía la compañía les hizo evidenciar los siguientes desafíos a los que se enfrentaban:

  • Necesidad de garantizar la operatividad y la previsibilidad de sus actividades.
  • Realizaban un seguimiento de proyectos ineficiente y que dificultaba las tareas diarias al tratarse, en su mayoría, de iniciativas cross-equipo en un entorno geográficamente distribuido.
  • Falta de colaboración y transparencia entre equipos, provocada por un stack tecnológico no unificado y resistencias culturales entre las diferentes zonas geográficas.
  • Poco gobierno en los proyectos y trabajos, con responsabilidades poco claras o no definidas en los equipos.

Dado los retos y la coyuntura de la organización, sus responsables escogieron a Deiser como su partner tecnológico y a la plataforma Cloud de Atlassian, con la que ya contaban, como sistema de gestión del trabajo.

Entre los objetivos que teníamos por delante se encontraban definir los procesos de negocio a implementar en el sistema, identificando requisitos, recursos, roles y responsabilidades, y establecer prácticas recomendadas simples y viables que los equipos puedan incorporar en su trabajo diario. Así, lograríamos que los equipos adoptaran gradualmente un método de trabajo homogéneo.

“Nos cuesta mucho trabajo impactar a los equipos involucrados en diferentes proyectos. Hay poco gobierno en los proyectos y trabajos”.

Mejorar el control para conocer qué está sucediendo, en qué están trabajando los distintos equipos y si existen dependencias entre equipos e iniciativas. Como parte del seguimiento del equipo, también era importante organizar las iniciativas / proyectos, así como su estructura interna. Además, formar a los equipos para que comprendieran el potencial y flexibilidad de la plataforma y puedan aprovecharla al máximo.

El objetivo final: iniciar la organización de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) que permita la gobernanza del portafolio de iniciativas y proyectos.

La solución

Esta iniciativa se plantea como un proyecto de transformación digital y de modelos de trabajo en las que hemos llevado a cabo actividades de diferente índole de las que nos gustaría destacar:

  1. Actividades destinadas a conocer a los equipos, sus responsables y organización interna para plantear estrategias adecuadas para su cultura organizativa.
  2. Definición de un modelo de gobernanza para la instancia Atlassian que incluye el conjunto de reglas, políticas y buenas prácticas que regulan su uso, configuración y gestión. Una vez definido y acordado, el modelo ha regulado y ordenado los datos en la plataforma para poder explotarlos convenientemente. Sirve, además, como marco de referencia para asegurar que la plataforma se explote de manera consistente entre los diferentes equipos de trabajo, facilitando su evolución, mantenimiento y gestión.
  3. Definición de un conjunto de plantillas para la gestión de proyectos necesarias para la coordinación entre equipos y dar visibilidad a todo el grupo de los mismos.
  4. Definición de roles y responsabilidades por equipos.
  5. Capacitación de los equipos, y sus distintos roles, sobre la plataforma Atlassian y el modelo definido para la organización, asegurando un correcto entendimiento y adopción.
  6. Creación de mecanismos dentro de la plataforma para radiar información respecto al trabajo en curso, equipos impactados por proyectos, grado de avance de los trabajos, grado de consecución de iniciativas organizacionales.
  7. Creación de una oficina de proyectos de tipo Soporte con visión de conjunto sobre la organización y enfocada en proporcionar soporte sobre modelos y buenas prácticas a los equipos, asegurar que los proyectos se desarrollen correctamente y que se cumplen los procesos definidos.
  8. Medición de KPIs frecuentes para identificar nuevos retos y puntos de mejora en la operativa de los equipos.

Este proyecto sigue activo a día de hoy. Por tanto, desde Deiser seguimos evolucionando en la transformación junto con el cliente.

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¿Qué impacto ha tenido esta solución?

La creación de la PMO como parte de esta iniciativa, y de la que Deiser forma parte, ha tenido tal impacto en el éxito alcanzado que creemos relevante destacar sus beneficios concretos. Entre ellos destacamos tres.

En primer lugar, la gobernanza de iniciativas y proyectos. La PMO facilita el monitoreo y control del portafolio de proyectos, asegurando que los mecanismos para su ejecución son los adecuados para asegurar su éxito.

Asimismo, destaca la promoción de mejores prácticas. Establecimiento de un conjunto mínimo de prácticas necesarias para una gestión de la demanda y de proyectos correcta que los equipos han podido incorporar de manera simple y efectiva. Esto es posible gracias a que se ha conseguido desarrollar equipos autónomos para gestionar los proyectos asignados gracias al soporte continuo y a la plataforma Atlassian.

El último punto a destacar es el soporte continuo en la transformación digital. La PMO actúa como punto de referencia para resolver dudas, ajustar configuraciones en las herramientas y apoyar en la adopción de buenas prácticas. Además, genera recursos y guías que simplifican la operativa diaria para los equipos.

Takeaways

  • Todos los equipos del cliente utilizan la herramienta Jira, de la plataforma Atlassian.
  • La implementación del sistema de gestión de iniciativas, proyectos y trabajo basado en Atlassian está permitiendo a la organización transformar su forma de trabajar, pasando de métodos dispersos a un modelo estructurado, colaborativo y transparente.
  • Gracias a este proyecto, la empresa cuenta ahora con un sistema que facilita el seguimiento y control, y habilita la gobernanza de su portfolio de proyectos.
  • La nueva Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) proporciona soporte en el día a día de los equipos posibilitando la aplicación de buenas prácticas y modelos de trabajo unificados.

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