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CASO DE ÉXITO
Las soluciones de software y ERPs para equipos no tecnológicos no siempre destacan por su flexibilidad, adaptabilidad o facilidad de uso. En muchos casos es difícil tener una personalización sencilla. Esto es algo que Atlassian ya comprendió hace tiempo y comenzó a adaptar sus herramientas para que también sirvieran a equipos no tecnológicos. Así, por ejemplo, aunque Jira Service Management fuera inicialmente concebida para equipos de IT, ha evolucionado para brindar soporte digital a equipos multidisciplinares.
Cuando un equipo no tecnológico incorpora herramientas digitales a sus flujos de trabajo, la figura de un partner del fabricante es esencial para adaptar las herramientas a las verdaderas necesidades de los equipos, y no al revés.
En Deiser llevamos más de 17 años trabajando con Atlassian y ayudando a todo tipo de equipos a sacar beneficio de sus herramientas. En el caso de éxito que os contamos hoy hablamos de VSL y de cómo desde Deiser les ayudamos a digitalizar y automatizar procesos de seguimiento y control que se producían de forma manual.
VSL International es una empresa líder en soluciones de ingeniería especializada en estructuras postensadas y atirantadas, así como en cimentaciones y geotecnia. Fundada en Suiza en 1954, la compañía ha jugado un papel clave en la construcción de infraestructuras de transporte, edificios y plantas energéticas en todo el mundo. Desde 1991, forma parte del grupo Bouygues Construction, lo que le ha permitido expandir su alcance y reforzar su capacidad de innovación en el sector. En España, opera a través de VSL Construction Systems S.A., con sede en Madrid y Barcelona, ofreciendo servicios de diseño, construcción, mantenimiento y reparación de estructuras complejas. VSL se distingue por su enfoque en soluciones técnicas avanzadas que garantizan la seguridad y durabilidad de las estructuras. Su actividad principal incluye el diseño, construcción, mantenimiento y reparación de infraestructuras como puentes, túneles, edificios y plantas energéticas. También proporcionan soluciones en geotecnia y cimentaciones profundas, garantizando la estabilidad y seguridad de las estructuras a largo plazo.
En la actualidad, VSL tiene más de 4000 empleados repartidos en divisiones en más de 25 países a nivel mundial. Cuentan con 6 centros técnicos en Asia y Europa y 3 plantas de fabricación de productos VSL. En 2023 facturaron 458 millones de euros.
Cuando VSL contactó con el equipo de Deiser, nos transmitieron su necesidad por digitalizar en un tablero KANBAN sus órdenes de pedido. Este debía ser accesible por sus múltiples stakeholders y departamentos que intervienen en cada proceso.
Hasta el momento, disponían de un tablero físico para hacer el seguimiento de pedidos. En una pizarra, estructuraban diferentes columnas que representaban las etapas en su proceso de fabricación. Sin embargo, esta solución limitaba el nivel de detalle necesario. Recibían y documentaban sus órdenes de pedido en SAP. Una vez ahí, el estado se documentaba en la pizarra física.
El desafío del proyecto era optimizar la trazabilidad y coordinación del proceso end-to-end completo, desde la creación del pedido en SAP, su seguimiento a través de cada etapa de la fabricación, facilitando el seguimiento visual, el control y coordinación entre todos los departamentos involucrados.
Imagen de la pizarra física utilizada por VSL para documentar el estado de los pedidos. Cesión de VSL.
Algunos de los retos que VSL evidenciaba al acudir a Deiser eran:
Desde el inicio, VSL enfatizó la necesidad de una herramienta sencilla e intuitiva, accesible para perfiles diversos dentro de la organización.
Carlos Such - Tecnologías de la Información en VSL
Tras llevar a cabo las fases de investigación con sus equipos, decidimos implementar Jira como herramienta para centralizar el seguimiento de las órdenes de pedido. Gracias a su flexibilidad, Jira permite tanto a equipos IT como no-IT configurar dashboards y tableros para el seguimiento de procesos. En este caso, proporcionamos a VSL un tablero Kanban para gestionar los pedidos que recibían y pedían, facilitando su seguimiento de manera estructurada y accesible.
El objetivo era que este tablero se convirtiera en el panóptico de toda la compañía, en su centro de control. Un espacio donde todos pudieran acceder a la información clave y obtener una visión completa del estado de los pedidos. Sin embargo, el reto era conseguir que dicha sala de control se mantuviera siempre actualizada.
Para lograr una automatización efectiva, era esencial establecer una integración entre SAP y Jira, evitando la duplicación manual de datos. Aunque VSL quería mejorar la gestión visual de los pedidos, no podían prescindir de SAP, ya que es una herramienta clave en sus equipos.
En Deiser, además de ser Platinum Solutions Partner, también somos Platinum Marketplace Partner de Atlassian. Por ello, recurrimos a nuestro equipo de producto para desarrollar esta integración. Utilizando Forge, desarrollamos dicha integración en dos pasos:
Con esta solución, logramos que VSL tuviera un sistema de seguimiento visual, actualizado en tiempo real y alineado con su stack tecnológico, optimizando la trazabilidad de los pedidos sin alterar sus procesos operativos.
Imagen de una de las visualizaciones del tablero de Kanban diseñado para VSL. Cesión de VSL
El proyecto que Deiser llevó a cabo con VSL les permitió obtener lo que deseaban en un principio: un portal intuitivo y visual donde la información clave se recopilara de forma clara y accesible.
A través de Jira, VSL obtuvo una plataforma con alertas, condiciones críticas y anomalías visibles en tiempo real, facilitando la toma de decisiones. Además, se implementaron:
Este caso de éxito refleja la esencia del System of Work de Atlassian. En él se demuestra cómo una plataforma digital puede optimizar procesos manuales y cómo equipos no IT pueden adoptar la plataforma Atlassian para estructurar y coordinar su trabajo. Gestionan, así, todas las fases de sus operaciones desde una única plataforma.
Y, especialmente, porque el futuro de Atlassian camina hacia el software personalizable. ¿Qué significa esto? Que a pesar de la flexibilidad de la plataforma Atlassian puede ser necesaria una personalización aún mayor. Por ello, la capacidad de adaptación y los desarrollos a medida, impulsados por Solution Partners como Deiser, serán cada vez más relevantes.
Descubre cómo podemos ayudarte
Solicitar ayudaAl término de la implantación de Jira para VSL nos indicaron que necesitaban otro tipo de visualización: su tablero Kanban les permitía gestionar pedidos internamente, pero no era suficiente para clientes y stakeholders. Necesitaban otro recurso visual.
¿Sabéis qué hicimos entonces en Deiser?
Un trabajo con Forge que os vamos a contar el próximo mes en la segunda parte de este caso de éxito.
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